مفاهیم گروه و تیم:
در محیطهای کاری، «گروه» معمولا از دو یا چند همکار تشکیل میشود که یکدیگر را بهعنوان بخشهای متمایز میشناسند، اما درواقع بهصورت کاملا مستقل از یکدیگر فعالیت میکنند.
«تیم» متشکل از دو یا چند همکار است که در بخشهای مختلف یک صنعت یا پیشه (مثلا بخش بازار و بازاریابی)،(بخش مشاوره و …) ، برای رسیدن به یک هدف یا پروژه مشترک با یکدیگر به همکاری میپردازند.
هدف از تشکیل تیم :
تیمها ایجاد میشوند تا با همکاری یکدیگر به هدف تعیین شده، برسند. تیمها ممکن است به صورت موقتی برای یک هدف یا پروژه خاص تشکیل شوند یا اینکه به صورت دائمی روی یک حوزه کار کنند. از سالها پیش مدیران، دریافتند که همیشه چند ذهن، بهتر از یک ذهن، آنها را در رسیدن به اهداف کاری یاری خواهد کرد. از اینرو شروع به ایجاد گروههای مختلف در پیشههای خود کردند تا همکاران بتوانند ایدههای خود را در مورد سوژههای گروه بهاشتراک گذارند. در کار تیمی افراد ارتباط نزدیکی باهم دارند. پس باید با همتیمیهای خود و وظایفشان سازگار باشند. همچنین باید مهارتها و تخصصهای لازم برای دستیابی به هدف تعیین شده را داشته باشند. در تیم هیچ عضوی بیکار نیست و هرکس وظیفهای دارد. همچنین همه باهم برابر و همکار هستند و رهبر تیم تعیین میشود تا افراد را در مسیر درست هدایت کند.
اهمیت تیم سازی در کسب و کار:
تیم سازی در کسب و کار نیز به اندازه انتخاب همسر اهمیت دارد. چرا که این تیم تبدیل به خانواده دوم در محیط کار میشوند. شما باید مسیری طولانی برای ساختن یک کسب و کار را در کنار هم طی کنید.
بهترین ایدهها بدون تیم حرفهای که آنها را اجرا کند، هیچ ارزشی ندارند. یک ایده خوب مانند یک خانه لوکس با بهترین امکانات است و عدم وجود تیم برای اجرای ایده یعنی کسی در این خانه شیک زندگی نمیکند! پس عملا فایدهای ندارد.
مزایای تیم سازی در کسب و کار :
۱- افزایش انگیزه کارکنان و ایجاد رابطه دوستانه بین آنها: که درواقع مدیریتی با رویکرد کوچینگ است که بر پایه ارتباط و تعامل بین افراد است، یک انگیزه برای افراد تیم جهت انجام وظایف شان به وجود می آید.
۲- کاهش فشار کاری
۳- افزایش کیفیت کار
۴- افزایش ظرفیت سیستم برای دریافت پروژههای بیشتر
۵- کاهش احتمال خطا
۶- قدرت بیشتر سیستم در روبرو شدن با چالشها
چرا بدون کار تیمی در یک سازمان احتمال موفقیت کم میشود؟
احتمال اینکه یک فرد در حین کار متوجه اشتباهاتش بشود، خیلی کم است. اما در کار تیمی اعضا اشتباهات یکدیگر را اصلاح میکنند.
در کار تیمی موفق اعضا از یکدیگر حمایت میکنند و معمولا کار به تعویق نمیافتد. اگر یک نفر برای مدتی نتواند وظیفه خود در پروژه را انجام دهد، سایر اعضای تیم آن بخش را بر عهده میگیرند.
در کار فردی، عملکرد یک فرد روی دیگران تأثیر ندارد. به همین دلیل ممکن است مسئولیت پذیری او کمتر شود.
انسانها ذاتا به ارتباطات و دوستی اهمیت میدهند. در کار تیمی روحیه افراد بهتر است و میتوانند کار را سریعتر به پایان برسانند.
در کار فردی یک نفر با تمام قوتها و ضعفهایش حضور دارد. اما در تیم اعضا میتوانند نقاط ضعف یکدیگر را پوشش دهند.
فواید کار تیمی
۱- تقویت خلاقیت و یادگیری
۲- ترکیب نقاط قوت بهشکل تکمیلکننده
۳- اعتمادسازی
۴- آموزش مهارتهای حل اختلافات و مناقشهها
۵- القای حس مهمبودن سهم و نقش به کارمند
۶- تشویق به قبولکردن ریسکهای سالم
۷- مهارت های لازم برای کار تیمی
۸- معاشرت
۹- صداقت
۱۰- گوش شنوا
۱۱- همکاری
۱۲- هوشیاری
اصول کار تیمی
اصول مربوط به ارتباطات: ارتباطات در تیم باید حد و مرز مشخصی داشته باشند. نه باید آنقدر خشک و سرد برخورد کرد که کار کسل کننده شود و نه باید آنقدر نزدیک شد که سوءتفاهم به وجود آید.
اصول مربوط به تعهد: یکی از ویژگیهای تیم مختصر و مفید بودن آن است. یعنی در تیم هیچ مهره اضافهای وجود ندارد. بنابراین همه افراد باید با وظایفشان آشنا شوند و به آنها متعهد باشند.
اصول مربوط به انتقاد: هرجایی که تعداد افراد بیشتر از یک نفر باشد، احتمال اختلاف نظر وجود دارد. با تعیین اصول و قوانین برای روش انتقاد در تیم، از جر و بحثهای احتمالی پیشگیری خواهید کرد.
مشکلات کار تیمی
تمام نشدن کارها درموعد مقرر: برای اینکه مطمئن شوید در کار تیمی کارها طبق برنامه ریزی پیش میرود توجه به موارد زیر مفید خواهد بود:
جدول زمانی طراحی کنید که مورد توافق همه اعضا باشد.
از همه اعضا بخواهید گزارشی از کارهای که انجام دادهاند در هر جلسه ارائه کنند.
هنگامی که ضرورت داشت به هم دیگر کمک کنید تا کارها کامل شود.
ارتباطات غیر موثر:برای اطمینان از ارتباط موثر بین اعضا موارد زیر کمک خواهد کرد:
موضوعات مشخصی که ممکن است ارتباط موثر در کار تیمی را تحت تاثیر قرار دهد مشخص کنید.
تصمیم بگیرید چنین موضوعاتی را چگونه حل کنید: برای مثال اگر بین اعضا کژفهمی رویداده است روشن کردن بحث بسیار مفید خواهد بود.
کشمکش بین هم تیمی ها: برای مطمئن شدن از اینکه اختلاف نظر در کار تیمی به صورت موثری حل میشود مهم است که به ایده های دیگر اعضای تیم احترام بگذارید.
نشان بدهید که به نظرات دیگر اعضا توجه میکنید و اگر مخالف بودید، مخالفت خود را به صورت کاملا مودبانه و محترمانه ابراز کنید.
بدانید که کار کردن در تیم نیازمند مقدار زیادی مذاکره و مصالحه است.
اگر اختلاف نظر بالا گرفت جلسه را قطع کنید و تصمیم گیری را به جلسه بعد موکول کنید.
برای موفقیت باید اعتقاد داشته باشیم در کار تیمی چیزی بیشتر از حالت فردی رخ میدهد.
شخصیت های سلطه گر: برای اطمینان از اینکه یک فرد خاص بر بحثها در کار تیمی مسلط نشود باید:
محدودیت زمانی برای سخنرانی افراد تعیین کنید.
مطمئن شوید هر کدام از اعضا زمانی برای ارائه نظراتش، بدون هیچگونه اختلالی، دارد.
به همه اعضا خاطر نشان کنید که مهم است که به نظرات هم توجه کنند و ابراز عقیده کنند.
ناتوانی بر تمرکز در کار :
برای اطمینان از تمرکز اعضا در کار تیمی بر روی کار توجه به موارد زیر مهم است:
۱- کارهای مشخصی را برای هر قسمت از زمانتان مشخص کنید.
۲- اول کارهایتان را انجام دهید بعد برای نهار بروید.
موانع کار تیمی
۱-داشتن رهبر بد
۲- برنامهریزی ضعیف اهداف
۳- ارتباطات ضعیف
۴- ناسازگاریهای شخصیتی
پنج نکته برای موفقیت تیم سازی در سازمان:
۱- اهداف مشترک گروهی ایجاد کنید.
۲- اهمیت ارتباطات را دست کم نگیرید.
۳- ایجاد منبع و آزادی عمل برای اعضای تیم.
۴- آماده حل مشکلات باشیم.
۵- به ارزش های تیم توجه داشته باشیم.
نحوه حل اختلاف در تیم های مدیریتی
• یک جلسه بین افرادی که اختلاف دارند تشکیل دهید و با اطلاعات کامل از موضوع بحث در جلسه شرکت کنید. سعی کنید چیدمان صندلیها به گونهای نباشد که افراد بتوانند با یکدیگر بحث کنند!(در واقع باکوچینگ تیمی ایجاد احساسی مثبت و اثر گذار بر روی کارکنان و ایجاد محیطی مناسب برای گفت و گو بین اعضا، بوجود می آید که مشکلات آنها را مطرح و با پیدا کردن راه حل مشکلات توسط خود اعضا، رضایت شغلی پایداری را فراهم می شود.)
• از هیچکس طرفداری نکنید.حرفهای همه را بشنوید و از همه راهکار بخواهید. سپس به یک جمع بندی برسید که در واقع نوعی مدیریت با رویکرد کوچینگ است.
• به قوانینی که هنگام تیم سازی در کسب و کار تدوین کردهاید، پایبند باشید.
• به یاد داشته باشید که موضوع اختلاف در تیم های مدیریتی یا باید کامل حل شود یا باید فراموش شود! تبدیل یک اختلاف به کینه بین دو عضو تیم مانند عفونت زخم کشنده است!
• اگر با تمام اعضای سیستم خود ارتباط مستمر و مستقیم داشته باشید و اعتمادشان را جلب کنید، راحتتر میتوانید اختلاف تیم های مدیریتی را حل کنید.